Total 7 Administrative / Clerical job vacancies in seri kembangan

工作職責/工作說明

• 協助銷售團隊處理交貨訂單和發票等日常銷售任務。
• 將銷售和管理資料準確輸入系統，確保資料完整性和機密性。
• 提供一般行政職責，例如接聽電話、歸檔文件。
• 以專業和禮貌的方式與客戶、供應商和內部利害關係人互動，解決他們的詢問和疑慮。
• 根據需要為管理層和同事提供支持，有助於提高日常營運的整體效率。

職位要求/資格

• 工商管理或相關領域的文憑。
• 具 2 年行政職位或類似領域經驗者優先。具有強烈學習意願的新生也會被考慮。
• 熟練使用 Microsoft Office 應用程式（Word、Excel、PowerPoint）。
• 強大的數字和分析能力。
• 注重所有工作的細節和準確性。
• 有效地確定任務的優先順序、按時完成任務並有效地管理時間。
• 優秀的印尼語和英語書面和口頭溝通能力。

津貼和福利

• 休閒著裝要求
• 開放文化
• 跨職能協作和學習的機會。

Job Responsibility/Job Description

• Assist the sales team in daily sales tasks such as processing delivery orders and invoices.
• Accurately enter sales and administrative data into the system, ensuring data integrity and confidentiality.
• Provide general administrative duties, such as answering phone calls, filing documents.
• Interact with clients, vendors, and internal stakeholders professionally and courteously, addressing their inquiries and concerns.
• Provide support to management and colleagues as needed, contributing to the overall efficiency of day-to-day operations.

Job Requirement/Qualification

• Diploma in Business Administration, or related field.
• 2 years experience in administrative roles or a similar field is preferred. Freshers with a strong willingness to learn will also be considered.
• Proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint).
• Strong numerical and analytical skills.
• Attention to detail and accuracy in all work.
• Efficiently prioritize tasks, meet deadlines, and manage time effectively.
• Excellent written and verbal communication skills in Bahasa and English.

Perks & Benefits

• Casual dress code
• Open culture
• Opportunities for cross-functional collaboration and learning.

Roles & Responsibilities

• To assist for all aspects of contract administration
• To assist in preparation of tender costing and tender documents
• To assist in request quotation from suppliers/ sub-con
• To assist in preparation of costing for tender
• To issue purchase order, delivery order and invoicing
• To issue customer quotation, work order, worker list and work permit application etc
• To maintain general clerical duties such as organize necessary documentation, files and records
• To perform other ad-hoc tasks and responsibilities as assigned by management to support the overall operations of the company.
• To prepare petty cash claim and handle hardware purchases

Requirements

• Candidates must possess at least SPM / Diploma in any fields
• Computer literate, proficient in Microsoft Excel, Word & Power point
• Preferable female candidates
• Able to converse in English, Mandarin & Bahasa Malaysia
• Clear communication in English both verbally and written
• At least 1 year(s) relevant working experience
• Good attitude, responsible, self-motivated with good interpersonal skills, willing to learn and able to work well independently

Benefits

• Commission and bonus
• Medical insurance
• Personal leave
• Annual leave & Medical Leave
• Medical & group insurance coverage
• Attractive annual performance bonus
• Incentives
• 5 days work basic

角色和職責

• 協助合約管理的各個方面
• 協助準備招標成本和招標文件
• 協助向供應商/分包商索取報價
• 協助準備投標成本核算
• 發出採購訂單、交貨單和發票
• 發出客戶報價單、工單、工人名單及工作許可證申請等
• 維持一般文書職責，例如組織必要的文件、文件和記錄
• 執行管理層分配的其他臨時任務和職責，以支援公司的整體運作。
• 準備小額現金索賠並處理硬體採購

要求

• 候選人必須至少擁有任何領域的SPM/文憑
• 懂電腦，精通 Microsoft Excel、Word 和 Power point
• 優選女性候選人
• 能夠用英語、華語和馬來語交談
• 用英語進行清晰的口頭和書面溝通
• 至少 1 年相關工作經驗
• 態度良好，有責任心，有上進心，有良好的人際溝通能力，願意學習，能夠獨立工作

好處

• 佣金和獎金
• 醫療保險
• 事假
• 年假和病假
• 醫療和團體保險
• 極具吸引力的年度績效獎金
• 激勵措施
• 基本工作5天

Finance Responsibilities (Chemical Industry-Specific):

1. Cost Control & Management:
   • Tracking and managing costs related to raw materials, chemicals, and production processes.
   • Assisting in pricing decisions by analyzing production costs and profitability.
   • Monitoring supply chain expenses, especially in procurement of chemicals and related supplies.
2. Inventory & Asset Management:
   • Managing the financial aspect of chemical inventories, including raw materials and finished products.
   • Ensuring proper valuation of stock and raw materials based on market prices.
   • Assisting in capital expenditures for machinery, equipment, and factory maintenance.
3. Regulatory Compliance:
   • Handling financial documentation related to environmental regulations and safety standards (e.g., REACH, OSHA).
   • Ensuring financial compliance with industry-specific laws such as hazardous material handling, taxes, and permits.
4. Waste Management and Sustainability Reporting:
   • Tracking costs related to waste disposal, recycling, and chemical waste treatment.
   • Contributing to sustainability reports, focusing on financial aspects of eco-friendly initiatives (e.g., energy use, waste reduction).
5. Risk Management & Insurance:
   • Assisting in assessing financial risks related to the handling, storage, and transportation of chemicals.
   • Managing insurance policies related to chemical inventory and liabilities in case of accidents or regulatory breaches.
6. Project Financial Support:
   • Assisting in the financial planning for new product lines or expansions within chemical manufacturing.
   • Supporting project budgeting and cost tracking for research & development (R&D).

General Finance Responsibilities:

1. Bookkeeping & Financial Reporting:
   • Recording and tracking transactions, including sales of chemicals, machinery expenses, and other related costs.
   • Preparing monthly and annual financial statements, ensuring compliance with relevant accounting standards.
2. Payroll Management:
   • Managing payroll for employees, ensuring proper classification for workers in production, R&D, and administrative roles.
   • Handling staff allowances, overtime for production workers, and shift-based pay structures.
3. Budgeting and Forecasting:
   • Preparing budgets, especially for large-scale production runs, procurement of bulk chemicals, and safety gear.
   • Monitoring variances between actual vs. budgeted production costs.
4. Taxation & Statutory Compliance:
   • Ensuring timely filing of taxes (e.g., GST, corporate tax) related to chemical production and sales.
   • Managing any special tax incentives or duties for importing/exporting chemicals.

Administrative Responsibilities (Chemical Industry-Specific):

1. Documentation & Compliance Management:
   • Maintaining records of safety data sheets (SDS) for chemicals, compliance certificates, and regulatory permits.
   • Filing environmental audit reports and certifications.
   • Handling licenses for the storage and distribution of hazardous chemicals.
2. Procurement & Vendor Management:
   • Coordinating the purchase of chemicals, safety gear, and production equipment.
   • Managing vendor relationships, especially with suppliers of raw materials like solvents, reagents, and other chemicals.
   • Processing purchase orders, quotations, and supplier invoices.
3. Health, Safety, and Environmental (HSE) Support:
   • Assisting in the administration of health and safety protocols, especially in managing safety gear and ensuring compliance.
   • Documenting and tracking accident reports, audits, and training sessions related to chemical handling.
4. Regulatory Filings & Reports:
   • Preparing and filing reports required by government agencies related to chemical safety, production, and environmental impact.

General Administrative Responsibilities:

1. Office Management & Coordination:
   • Ensuring smooth office operations by managing office supplies, vendor coordination, and facility maintenance.
   • Coordinating meetings, particularly those related to regulatory compliance, safety audits, and vendor negotiations.
2. Human Resources Support:
   • Assisting in the recruitment and onboarding of workers for production facilities and administrative roles.
   • Maintaining employee records, tracking attendance, and managing benefits for all staff.
3. Event Coordination:
   • Organizing employee training sessions related to chemical handling, safety protocols, and environmental standards.
   • Planning staff activities or company events.

Additional Responsibilities (Optional):

• Supporting senior management with special projects or initiatives related to environmental compliance or new product development.
• Handling customer and supplier communication regarding product specifications, pricing, and regulatory requirements.

Perks & Benefits

• Commission and bonus
• Casual dress code
• Medical insurance

財務責任（特定於化學產業）：

1. 成本控制與管理：
   • 追蹤和管理與原材料、化學品和生產流程相關的成本。
   • 透過分析生產成本和獲利能力協助定價決策。
   • 監控供應鏈費用，特別是化學品和相關用品的採購。
2. 庫存和資產管理：
   • 管理化學品庫存的財務面，包括原料和成品。
   • 確保根據市場價格對庫存和原材料進行適當評估。
   • 協助機械、設備和工廠維護的資本支出。
3. 監理合規性：
   • 處理與環境法規和安全標準（例如 REACH、OSHA）相關的財務文件。
   • 確保財務遵守特定行業的法律，例如危險物質處理、稅收和許可證。
4. 廢棄物管理與永續發展報告：
   • 追蹤與廢棄物處置、回收和化學廢棄物處理相關的成本。
   • 為永續發展報告做出貢獻，重點關注環保措施的財務方面（例如能源使用、減少廢物）。
5. 風險管理與保險：
   • 協助評估與化學品處理、儲存和運輸相關的財務風險。
   • 管理與化學品庫存和發生事故或違反監管規定時的責任相關的保險單。
6. 專案財務支援：
   • 協助化學製造領域新產品線或擴張的財務規劃。
   • 支援研發 (R&D) 的專案預算和成本追蹤。

一般財務職責：

1. 簿記和財務報告：
   • 記錄和追蹤交易，包括化學品銷售、機械費用和其他相關成本。
   • 編制每月和年度財務報表，確保遵守相關會計準則。
2. 薪資管理：
   • 管理員工薪資單，確保對生產、研發和管理角色的員工進行適當分類。
   • 處理員工津貼、生產工人加班以及輪班薪資結構。
3. 預算與預測：
   • 準備預算，特別是大規模生產、大宗化學品採購和安全設備的預算。
   • 監控實際生產成本與預算生產成本之間的差異。
4. 稅務和法定合規性：
   • 確保及時申報與化學品生產和銷售相關的稅款（例如商品及服務稅、公司稅）。
   • 管理進出口化學品的任何特殊稅收優惠或關稅。

行政職責（特定於化學行業）：

1. 文件和合規管理：
   • 維護化學品安全資料表 (SDS)、合規證書和監管許可證的記錄。
   • 提交環境審核報告和證明。
   • 辦理危險化學品儲存、經營許可證。
2. 採購和供應商管理：
   • 協調化學品、安全設備和生產設備的採購。
   • 管理供應商關係，特別是與溶劑、試劑和其他化學品等原料供應商的關係。
   • 處理採購訂單、報價單和供應商發票。
3. 健康、安全與環境 (HSE) 支持：
   • 協助管理健康和安全協議，特別是管理安全裝備和確保合規性。
   • 記錄和追蹤與化學品處理相關的事故報告、審核和培訓課程。
4. 監理備案和報告：
   • 準備並提交政府機構要求的有關化學品安全、生產和環境影響的報告。

一般行政職責：

1. 辦公室管理與協調：
   • 透過管理辦公用品、供應商協調和設施維護來確保辦公室運作順利進行。
   • 協調會議，特別是與法規遵循、安全審計和供應商談判相關的會議。
2. 人力資源支援：
   • 協助生產設施和行政職位的工人招募和入職。
   • 維護員工記錄、追蹤出勤情況並管理所有員工的福利。
3. 活動協調：
   • 組織與化學品處理、安全協議和環境標準相關的員工培訓課程。
   • 策劃員工活動或公司活動。

額外責任（可選）：

• 支持高階管理層進行與環境合規或新產品開發相關的特殊專案或措施。
• 處理客戶和供應商有關產品規格、定價和監管要求的溝通。

津貼和福利

• 佣金和獎金
• 休閒著裝要求
• 醫療保險

職位描述

• 管理全方位的人力資源職能，包括招募和選拔、審查薪資和福利，以確保市場競爭力和薪資管理。
• 與各個領域協調，制定和維護標準作業程序 (SOP)，並進行維護和更新，以與公司流程保持一致。
• 對所有新加入的員工進行入職培訓或入職培訓。
• 負責從面試到錄用的招募流程。
• 負責員工休假管理、維修及員工考勤。
• 提供並支援與整個公司的人力資源服務、流程和計劃相關的人力資源政策、程序和指南的一致解釋和應用。
• 為所有人力資源領域的第一線員工提供適當的一級建議、指導和支持，例如組織設計、人才招募、人才和績效管理、員工關係、敬業度、變革管理。
• 協助人力資源職能的日常運作，並維護人力資源文件和記錄的完整性和機密性。
• 對人力資源文件和記錄進行定期審核，以確保所有必需的文件都得到適當收集和歸檔。
• 準備每月和季度報告以供管理審查（例如出勤率、營業額等）
• 關注員工的不滿和投訴，並在必要時提供指導。
• 處理每月薪資單和法定提交。
• 管理外籍工人保險、處理政府相關索賠等。
• 維護和更新HRIS系統上的員工資訊。
• 協助進行員工敬業度活動、員工福利等。
• 協助安排培訓相關事宜，滿足培訓需求
• 與所有政府機構（即 EPF、SOSCO、DOSH 和 Jabatan Tenaga Kerja）聯絡，以確保遵守法定法律和法規。
• 根據上級和/或管理層的要求履行任何其他臨時職責

職位要求

• 人力資源管理或相關學科的最低學位資格。
• 至少 3 年中型組織人力資源職能相關經驗。
• 有效的協作、人際溝通、書面和口頭溝通技巧。
• 熟悉端到端人力資源產品和業務運營，以促進各自人力資源計畫和優先事項的實施。
• 良好的解決問題的能力，有助於消除人力資源相關的障礙，以支持各自業務/職能的需求。
• 在執行相關人力資源產品方面具有強大的執行力和跟進能力，並提供及時的支援。
• 能夠在快節奏的環境中處理多項任務並處理困難的情況和個性。
• 以結果為導向，精通計算機。
• 至少 2 年薪工作經驗
• 擁有薪資處理經驗，熟悉薪資原則、實務和程序
• 保密能力
• 注重細節，有在辦公室和工廠工作環境工作的經驗。

津貼和福利

• 附近的公共交通
• 彈性的工作時間
• 醫療保險
• 有薪培訓和發展
• 遠距工作彈性